Telefonscripts für ein Gastronomieunternehmen: 5 Schritte zu mehr Gastfreundschaft

Telefonscripts für einen Gastronomiebetrieb: 5 Schritte zu mehr Gastfreundschaft

Während der Stoßzeit klingelt das Festnetztelefon in einem lauten Betrieb ununterbrochen. Das Servicepersonal serviert Teller, und der Anrufer wird nach dem vierten Klingeln hastig abgewimmelt. Durchdachte Telefonscripts für einen Gastronomiebetrieb lösen diese Spannung auf beiden Seiten der Leitung sofort auf. In diesem Artikel zeige ich Ihnen 5 konkrete Punkte, wie Sie aus einem verpassten Anruf dennoch einen herzlichen Empfang machen.

1. Die Begrüßungsansage: Von Chaos zu Klarheit

Eine Begrüßungsansage ist die Ansage, die Anrufer sofort hören, sobald die Verbindung hergestellt ist, noch bevor jemand den Hörer abnimmt.

Betrachten Sie die Situation eines beliebten Restaurants an einem Freitagabend.

Vor der Anpassung: Das Telefon klingelt weiter, ein Mitarbeiter nimmt außer Atem ab, im Hintergrund klappert Besteck und der Anrufer hört: „Hallo, mit dem Betrieb, können Sie kurz warten?“ Das Ergebnis ist Irritation beim Gast und Stress für das Team.

Nach der Anpassung: Der Anrufer hört sofort eine ruhige Stimme: „Willkommen bei Brasserie De Markt. Wir decken gerade die Tische für das Abendessen. Bitte bleiben Sie am Apparat, wir nehmen uns gleich Zeit für Sie.“ Auch wenn das Warten etwas länger dauert, fühlt sich der Gast wahrgenommen. Im Studio merke ich täglich, dass ein ruhiger Sprechrhythmus den Anrufer sofort beruhigt.

2. Der Aufbau Ihrer Öffnungszeiten und Reservierungen

Ein Script sollte die am häufigsten gestellten Fragen beantworten, noch bevor der Gast einen Mitarbeiter am Telefon erreicht. Gäste rufen meistens für dieselben drei Anliegen an: einen Tisch reservieren, die Öffnungszeiten überprüfen oder einen Diätwunsch mitteilen.

Ein übersichtliches Auswahlmenü oder ein informativer Text fängt diesen Anrufverkehr ab. Achten Sie auf diese drei Elemente in Ihrem Text:

• Nennen Sie zuerst, wann Sie geöffnet haben und wann die Küche schließt.
• Verweisen Sie deutlich auf das Online-Reservierungsmodul auf Ihrer Website.
• Geben Sie an, wann das Team telefonisch für größere Gruppen oder Feierlichkeiten erreichbar ist.

Als Regie-Tipp gebe ich immer mit: Achten Sie auf das Sprechtempo bei praktischen Informationen. Im Studio kommt es oft vor, dass Daten oder Uhrzeiten zu schnell ausgesprochen werden. Ein professioneller Sprecher legt zwischen den Öffnungstagen und -zeiten etwas mehr Pausen ein, damit der Anrufer Zeit hat, die Informationen mental zu verarbeiten.

3. Das Script während des Services

Während des Mittag- oder Abendessens liegt der Fokus vollständig auf den Gästen im Restaurant. Wer dann anruft, sollte am besten kein endlos klingelndes Telefon vorfinden.

Betrachten Sie den Unterschied in der Herangehensweise:

• Zuvor: „Wir sind momentan nicht erreichbar. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton.“ Niemand spricht gerne auf eine anonyme Voicemail und potenzielle Gäste rufen direkt einen anderen Betrieb an.
• Heute: „Schön, dass Sie anrufen. Im Moment genießen unsere Gäste ihr Mittagessen. Zwischen halb vier und fünf Uhr beantwortet unsere Gastgeberin gerne all Ihre Fragen. In der Zwischenzeit können Sie ganz einfach online über unsere Website reservieren.“

Indem Sie dem Gast eine Alternative bieten, verlieren Sie keine Reservierungen. Unsere Sprecher, oft für belgische Produktionen gebucht, wissen genau, wie sie eine solche Nachricht freundlich und einladend klingen lassen, ohne dass sie distanziert wirkt.

4. Schließtage und Jahresurlaub

Während eines Betriebsurlaubs oder an einem wöchentlichen Ruhetag möchten Sie Klarheit schaffen. Eine knappe Nachricht verhindert, dass Menschen vor einer verschlossenen Tür stehen.

Wenn ein Betrieb für zwei Wochen wegen Betriebsurlaub schließt, klingt eine einfache Nachricht „Wir sind im Urlaub“ zu knapp. Ein detailliertes Script nennt das genaue Rückkehrdatum und ab wann Reservierungen für die neue Periode möglich sind. Unsere Sprecher nehmen solche Texte regelmäßig für flämische Gastronomiebetriebe auf, wobei der Fokus auf der Vorfreude liegt, die Gäste bald wieder empfangen zu dürfen.

5. Der richtige Ton für Ihren Betriebstyp

Jeder Gastronomiebetrieb hat seine eigene Atmosphäre. Ein Studentencafé erfordert eine andere Sprachwahl als ein Gourmetrestaurant mit Michelinstern.In unserem Studio passen wir den Charakter der Stimme an das Ambiente Ihres Unternehmens an. Für ein Bistro in Antwerpen oder Gent wählen wir oft eine zugängliche, warme flämische Stimme. Arbeiten Sie grenzüberschreitend oder richten Sie sich an ein breites Publikum in den Benelux-Ländern, kann eine niederländische Stimme aus unserer Datenbank perfekt zu einem geschäftlichen Konzept passen. Das Ziel bleibt immer dasselbe: Das Gefühl der Gastfreundschaft beginnt am Telefon.

Häufig gestellte Fragen

Wie lang darf eine Telefonansage für ein Gastronomiebetrieb sein?

Halten Sie eine Begrüßungsnachricht oder Voicemail-Ansage unter 30 Sekunden. Anrufer möchten schnell erfahren, woran sie sind. Beschränken Sie den Text auf das Wesentliche: Begrüßung, aktuelle Verfügbarkeit und eine Alternative wie die Online-Reservierung.

Sollte ich einen regionalen Akzent oder neutrales Niederländisch wählen?

Für eine lokale Brasserie wirkt ein erkennbarer, leichter flämischer Akzent sehr charmant und nahbar. Für ein Hotel-Restaurant mit internationaler Kundschaft ist eine neutrale Aussprache oder eine mehrsprachige Aufnahme auf Französisch und Englisch angebrachter.

Sollte ich Musik unter den gesprochenen Text legen?

Hintergrundmusik hilft, Pausen zu füllen und sorgt sofort für die richtige Stimmung. Wählen Sie ruhige Klänge, die zur Einrichtung Ihres Unternehmens passen, und stellen Sie sicher, dass die Lautstärke der Musik die Stimme niemals übertönt.

Möchten Sie selbst an Texten arbeiten, die in der Praxis funktionieren? Dann schauen Sie sich gerne unsere Beispieltexte zur Inspiration an, oder kontaktieren Sie uns, damit wir gemeinsam den richtigen Ton für Ihr Unternehmen finden können.