Verwenden Sie kurze Sätze. Wenn Sie den Text hochladen oder selbst vorlesen, merken Sie sofort, wo Ihnen der Atem ausgeht. Ein flämischer Zuhörer bevorzugt einen ruhigen, zugänglichen Ton ohne überflüssige Schnörkel.
Tipp: Lesen Sie den geschriebenen Text zweimal laut einem Kollegen vor. Wo Sie stolpern, streichen Sie die schwierigen Wörter.
Schritt 3: Wählen Sie die richtige Stimme und den passenden Ton
Die Stimme, die Sie wählen, prägt den ersten Eindruck Ihrer Organisation, wenn Sie selbst nicht erreichbar sind. Eine flämische Synchronsprecherin wie Larissa bietet einen warmen Radioton, der sehr gut für Kundendienste geeignet ist, während eine Stimme wie Johfrah eine nüchterne Glaubwürdigkeit ausstrahlt.
Arbeiten Sie in einem mehrsprachigen Umfeld, wie der Brüsseler Region oder dem Umland von Antwerpen? Dann kann eine viersprachige Stimme wie Eveline für ein konsistentes Erscheinungsbild in Flämisch, Französisch, Englisch und Deutsch sorgen.
Tipp: Legen Sie vorab die Atmosphäre fest, die zu Ihrem Unternehmen passt: formell und geschäftlich, oder warm und agil.
Schritt 4: Nehmen Sie mit Blick auf Ruhe und Artikulation auf
Bei der Aufnahme einer geschäftlichen Nachricht ist die größte Falle, dass zu schnell gesprochen wird. Sobald eine Aufnahmetaste läuft, beginnen viele Menschen aus Unsicherheit schneller zu sprechen.
Regie-Tipp: Geben Sie dem Anrufer Zeit, die Informationen zu verarbeiten. Verlangsamen Sie Ihr Sprechtempo bewusst um zwanzig Prozent und lassen Sie nach wichtigen Informationen, wie einer E-Mail-Adresse oder einem Datum, genau zwei Sekunden Stille. Das gibt dem Zuhörer Raum zum Atmen, um eventuell etwas zu notieren.
Tipp: Sorgen Sie für einen akustisch gedämpften Raum, wenn Sie selbst aufnehmen, oder überlassen Sie die Aufnahme einem Profi, um störenden Hall zu vermeiden.
Schritt 5: Testen Sie die Aufnahme in der Praxis
Wenn die Audiodatei fertig ist, verbinden Sie sie mit Ihrer Telefonzentrale. Beschränken Sie sich nicht darauf, die einzelne Datei auf Ihrem Computer anzuhören, sondern rufen Sie selbst mit einem Mobiltelefon die Nummer an.
So hören Sie genau, was Ihr Kunde hört:
- Ist die Lautstärke ausreichend, ohne zu verzerren?
- Klingt die Stimme klar über eine gewöhnliche Mobilfunkverbindung?
- Passt die Voicemail-Nachricht logisch zum Rest Ihres Telefonsystems?Wenn Ihre Telefonzentrale Wahlmenüs verwendet, ist es ratsam, sich auch das gesamte Telefonmenü-Einsprechen anzusehen. So sind alle Begrüßungen und Optionen in derselben Stimmqualität zu hören.
Tipp: Bitten Sie eine externe Person, die Nummer anzurufen und zu prüfen, ob die Nachricht auf Anhieb klar verständlich ist.
